Huurcontracten &  
digitaal ondertekenen

Uitleg SmartContracts + eSign

SmartContracts 

Met de vernieuwde contractenmodule hebben wij gefocust op volledige flexibiliteit voor de gebruikers, overal toepasbaar via API-koppeling,  en snelheid in verwerking. Wij zijn erg trots op het resultaat. En dat is bevestigd door de testers, die als een zeer kritische jury de module hebben uitgeprobeerd.

Met een druk op de knop wordt alle data automatisch ingevuld in het contract. De ontbrekende velden vul jij zelf aan, terwijl je de tekst van het contract blijft zien.

Huurcheck faciliteert standaard alle ROZ- en VBO-contracten, inclusief  Engelse vertaling per artikel. Werk je met een eigen huurcontract, dan hebben wij deze nu snel ingeladen in jouw Huurcheck applicatie. Maar je kunt ook jouw bemiddelingsopdracht, beheercontract etc. inladen.

  • Layout van de contracten identiek aan Word
  • Jouw eigen contracten of bijzondere bepalingen inladen mogelijk
  • Verbeterde workflow, binnen 3 minuten een huurcontract 

Volg de onderstaande stappen om jouw eerste contract te maken:

Maak een dossier aan,
voeg de relaties toe

1. Klik op dossiers in de blauwe zijbalk

2. Klik rechts bovenin op de button nieuw dossier aanmaken

3. Vul een postcode / huisnummer in en het adres verschijnt

4. Kies voor een onbepaalde tijd contract.

5. Via het grijze tabblad Relaties voeg je de 2 aangemaakte relaties toe uit de vorige stappen. Je hebt als het goed is nu een huurder en een verhuurder aangemaakt en toegevoegd. Hier vul je normaliter alle relaties in die in het huurcontract worden benoemd. Ook borgstellers kunnen worden opgenomen. 

6. Vul bij tabblad Inventarisatie de huurprijs in, waarborgsom en startdatum in

 

Huurcontract  opmaken

1. Ga naar de grijze tab SmartContracts. 

(Wil je €80,- verdienen? Hier kun je de huurder als lead doorsturen naar Way2Save. Vraag de huurder of die een vrijblijvend advies wil inzake GWL, verzekeringen, tv/internet? Zo ja, wanneer wil de huurder gebeld worden, vul dat in en verzend. Dat is alles.) Voor nu kun je in het blok, rechts bovenin op sluiten klikken.

2. Je ziet de huurcontracten verschijnen, maar we gaan eerst jouw kantoorlogo toevoegen zodat deze in de contracten zichtbaar is.

3. Boven de lijst met huurcontracten zie je MENU staan. Klik op MENU en ga naar Instellingen.

4. Selecteer bestand uploaden, kies jouw logo en klik op de button uploaden.

Jouw logo verschijnt nu in beeld en zal bij elk huurcontract toegevoegd worden. Via het oog icoontje kun je de afbeelding bekijken.

5. Klik nu op weer op MENU – en selecteer Contract maken.


Gebruikers van versie 1 kunnen nog terugschakelen naar deze versie om historie op te halen via de direct link: Laad de oude versie (zie afbeelding hieronder)

Contract opmaken

We gaan van start. ?
We hebben een aantal templates voor je klaar staan.

1. Kies voor nu ROZ onbepaalde tijd NL versie.
Bij de ENG versie hebben wij elk artikel NL/ENG onder elkaar staan. 

Deze verschijnt nu in het scherm. Alle gegevens uit Huurcheck worden nu  automatisch ingevuld. 

2. Scroll naar beneden, doorloop het contract en vul de ontbrekende velden in (rood gemarkeerd).

Teksten kunnen eventueel later, nadat het contract is gegenereerd nog aangepast worden via de bewerk functie.

Clausules en bepalingen toevoegen

Voeg de gewenste elementen toe, zoals servicekosten, boetebepalingen, bijzondere bepalingen,  etc.

Vink de clausules aan, de opties klappen daarna uit.

Kies de gewenste opties. De bijbehorende teksten worden toegevoegd aan het contract. Eigen teksten toevoegen is ook mogelijk via optie Eigen tekst toevoegen.

✅ Handig: een borgsteller toevoegen: in dit voorbeeld hebben wij geen borgsteller als relatie toegevoegd. Maar als je dat wel hebt, kun je de borgstellingsovereenkomst opnemen in het contract en door de borgsteller(s) mede laten ondertekenen. Er is voor borgstellers dus geen aparte overeenkomst meer nodig, zoals je dat gewend was!

Bijlagen toevoegen

De meest voorkomende bijlagen staan al klaar en hoef je alleen maar aan te vinken indien van toepassing.

Via het oog icoontje open je een voorbeeldweergave van de bijlage.

Extra bijlagen uploaden is mogelijk. Selecteer bestand, vul de naam in (deze benaming wordt getoond in het huurcontract) en klik uploaden.

Je kunt ongelimiteerd bijlagen toevoegen.

Voorbeeld bekijken of
Definitief maken

1. Even snel bekijken hoe het contract eruit ziet voordat je deze definitief maakt kan via de grijze button Voorbeeldweergave.
Een pdf voorbeeld verschijnt (bijlagen worden hier nog niet getoond).
2. Handig om even snel een blik te werpen. Klik op Terug om evt. nog aanpassingen te doen zoals extra clausules toevoegen of weghalen etc.
3. Is het contract akkoord? Klik op Definitief maken, je komt nu in het contract detailscherm. Let op, je kunt vanaf nu geen ondertekenaars meer wijzigen!

Bekijk de opmaak in onderstaande voorbeeldcontracten:

eSign digitaal ondertekenen 

De naadloze integratie van eSign in SmartContracts, maakt het mogelijk om met een simpele druk op de knop het contract met bijlagen, rechtsgeldig digitaal te laten ondertekenen.

Verstuur eerst een concept ter goedkeuring, of verzend het contract naar iedereen tegelijk voor ondertekening.  Je hebt de mogelijkheid om extra bijlagen toe te voegen voor specifieke ondertekenaars en teksten te personaliseren. De workflow voor de ondertekenaars is erg eenvoudig en tweetalig.

De Huurcheck-app houdt jou op de hoogte van de voortgang en zodra iedereen heeft ondertekend stuurt het systeem het contract naar alle belanghebbenden. Je hoeft eigenlijk alleen nog maar te wachten!

Vanaf februari 2019 is het mogelijk om naast een handtekening, ook extra velden te verwerken zoals: paraaf, datum, bijlage uploaden, tekstvelden, vinkjes en keuze selectie. Daarmee wordt het mogelijk om alle type documenten online te verwerken door jouw klanten. Denk bijvoorbeeld aan beheercontracten, opdracht dienstverlening of zelf koopcontracten als je gebruik maakt van de API-koppeling met jouw eigen software. 

  • Alle documenten online afhandelen
  • Verzenden met extra bijlage en gepersonaliseerde teksten
  • Via API-koppeling, integratie in eigen software mogelijk

Contract detailscherm

Jouw huurovereenkomst en toegevoegde bijlagen worden nu gegenereerd als een document. 

Je hebt hier de keuze uit: 

Bewerken: de editor verschijnt, pas aan en klik op de button SAVE links bovenin het editor menu. Versie 2 van jouw contract wordt gegenereerd.

Copy to Word: copy-paste de tekst uit de editor via de button Bewerken. Plak de tekst in Word. De opmaak blijft behouden, je kunt verder werken in Word.


PDF downloaden: opent een nieuw scherm met de PDF inclusief alle bijlagen die je kunt downloaden.

We gaan het contract nu digitaal ondertekenen. De voortgang wordt na het verzenden getoond onder de buttons Ontvangers en Geschiedenis.

Digitaal ondertekenen

1. Klik Digitaal ondertekenen.

In het volgende scherm bepaal je of je het contract naar iedereen tegelijk verzenden wilt of 1 voor 1. Via de pijlen bepaal je de volgorde.
De persoon die bovenaan staat zal als eerste het contract ontvangen, na ondertekening stuurt het systeem deze dan door naar persoon 2 in de rij enz.


Je kunt een losse bijlage uploaden bij een ondertekenaar, handig als je bijv. een factuur naar de verhuurder wilt meesturen bij het contract.

Personaliseer de e-mailteksten door deze aan te passen.

Tip: verstuur een concept contract naar de verhuurder door de volgorde van verzenden aan te passen. Is de verhuurder akkoord, dan kan het contract gelijk ondertekend worden en gaat het nadien naar de huurder. Dienen er aanpassingen gedaan te worden? Dat kan, ga naar bewerk modus, pas aan, klik save en klik Opnieuw digitaal verzenden.

Check je mail, eSign contract

1. Open je mail, je hebt jezelf namelijk als huurder / verhuurder aangemaakt. Dus je gaat nu ondertekenen alsof je klant van de makelaar bent. 

2. Open het contract via de blauwe button, en volg de instructies in het scherm. Ondertekenen kan via desktop, tablet en mobiel.

Op je zakelijke mail krijg je de statusnotificaties binnen zodra een persoon heeft ondertekend.

En als iedereen getekend heeft, verstuurt het systeem het contract en bijlagen als PDF naar alle ondertekenaars. Je hoeft dus niets meer te doen!

Snel naar al jouw huurcontracten

In de blauwe menubalk aan de linkerzijde in Huurcheck, klik je op Huurcontracten. Je komt in het contractenoverzicht waar al jouw gegenereerde documenten worden bewaard.

Let op: zet het mailadres no-reply@mijnhuurcheck.nl in je adresboek, dan weet je zeker dat de notificaties nooit in jouw spambox terecht komen.

"Wist je dat wij ook jouw eigen contract-templates kunnen inladen? Mail ons jouw verzoek.

– Alex Faraco, Huurcheck Nederland

Je bent klaar!

Je hebt nu de workflow van begin tot eind doorlopen:

1. Huurdergegevens ontvangen via Mijnhuurdossier, controle documenten

2. Credit-check / ID-check uitvoeren

3. Dossier maken en gekozen huurder + verhuurder koppelen

4. Registreer evt. jouw onderzoek digitaal in het dossier

5. Evt. energie-lead doorsturen t.b.v. de huurder, je verdient €80,-

6. Huurcontract opmaken + digitaal ondertekenen

Als je vragen hebt, laat het ons weten, we zijn je graag van dienst op 088-1235050 of via e-mail service@huurchecknederland.nl 

 

Tot slot, een paar handige documenten voor jou.

Lees onze smartsheet eens door, op een A’4tje zijn alle tools in het kort samengevat.
En de USP sheet, voor als je je afvraagt waarom je Huurcheck zou willen gebruiken ?