Smart Contracts & eSign

Stappenplan contract maken.

SmartContracts II

Met de vernieuwde contractenmodule hebben wij gefocust op volledige flexibiliteit voor de gebruikers, overal toepasbaar via API-koppeling,  en snelheid in verwerking. Wij zijn erg trots op het resultaat. En dat is bevestigd door de testers, die als een zeer kritische jury de module hebben uitgeprobeerd.

Met een druk op de knop wordt alle data automatisch ingevuld in het contract. De ontbrekende velden vul jij zelf aan, terwijl je de tekst van het contract blijft zien.

Huurcheck faciliteert standaard alle ROZ- en VBO-contracten, inclusief  Engelse vertaling per artikel. Werk je met een eigen huurcontract, dan hebben wij deze nu snel ingeladen in jouw Huurcheck applicatie. Maar je kunt ook jouw bemiddelingsopdracht, beheercontract etc. inladen.

  • Layout van de contracten identiek aan Word
  • Jouw eigen contracten of bijzondere bepalingen inladen mogelijk
  • Verbeterde workflow, binnen 3 minuten een huurcontract 

 

Volg de onderstaande stappen om jouw eerste contract te maken:

Drie ‘fake’ relaties aanmaken

We maken relaties aan om mee te testen.
Ga naar relaties en maak 3 type relaties aan waarmee je gaat testen.

1) Een huurder, bedenk een leuke naam en vul de gegevens  verder in met een bestaand mailadres waar jij bij kunt i.v.m. het digitaal ondertekenen later.

 

2) Een verhuurder, met jouw eigen privé e-mailadres (niet jouw zakelijke e-mail) en vul de bankgegevens (fake) in bij IBAN en t.n.v. veld in.

 

3) Een borgsteller, met ook een uniek e-mailadres waar je toegang toe hebt  (niet jouw zakelijke e-mail en tevens een ander mailadres dan al hierboven gebruikt). 

 

Rollen per relaties bepaal je via het tabblad Documenten in de relatiekaart.

Relaties kun je als consument of bedrijf aanmaken. Deze relaties gaan we koppelen aan een huurcontract en via e-sign verzenden, vandaar de unieke e-mailadressen.

Maak een ‘fake’ dossier aan

Klik op dossiers -> nieuw dossier aanmaken, vul fake adresgegevens in.

Kies voor een onbepaalde tijd contract.

Via het grijze tabblad Relaties voeg je de 3 aangemaakte relaties toe.
Vul bij tabblad Inventarisatie de huurprijs in, waarborgsom en startdatum in

Huurcontract  opmaken

Ga naar de grijze tab Huurovereenkomsten.
Je ziet de huurcontracten verschijnen, maar we gaan eerst jouw kantoorlogo toevoegen zodat deze in de contracten zichtbaar is.

Boven de lijst met huurcontracten zie je MENU staan.
Klik op MENU
 en ga naar Instellingen.

Selecteer bestand uploaden, kies jouw logo en klik op de button uploaden.

Jouw logo verschijnt nu in beeld en zal bij elk huurcontract toegevoegd worden.

Klik nu op MENU – Contract maken.

 

 

Gebruikers van versie 1 kunnen nog terugschakelen naar deze versie om historie op te halen via de direct link: Laad de oude versie (zie afbeelding hieronder)

Contract opmaken

We gaan van start. ?
We hebben een aantal templates voor je klaar staan.

  • Kies een willekeurig contract.
  • Deze verschijnt nu in het scherm.
  • Alle data uit Huurcheck wordt automatisch ingevuld. 

Scroll naar beneden, doorloop het contract en vul de ontbrekende velden in (rood gemarkeerd).

Teksten kunnen eventueel later, nadat het contract is gegenereerd nog aangepast worden via de bewerk functie.

 

Clausule teksten toevoegen

Voeg de gewenste clausules toe, zoals servicekosten, bijzondere bepalingen, borgsteller etc.

Vink de clausules aan, de opties klappen daarna uit.
Kies de gewenste opties. De bijbehorende teksten worden toegevoegd aan het contract. Eigen teksten toevoegen is ook mogelijk via optie Eigen tekst toevoegen.

Borgsteller toevoegen: aangezien we een borgsteller als relatie hebben toegevoegd in dit voorbeeldcontract, selecteer je ook de clausule Borgsteller toevoegen, en vervolgens Borgsteller 1 toevoegen. De tekst en automatisch ingevulde gegevens lopen nu mee in het contract.

✅ Er is voor borgstellers dus geen aparte overeenkomst meer nodig, zoals je dat gewend was, want je laat de borgsteller nu gewoon mee ondertekenen.

Bijlagen toevoegen

De meest voorkomende bijlagen staan al klaar en hoef je alleen maar aan te vinken indien van toepassing.

Via het oog icoontje open je een voorbeeldweergave van de bijlage.

Extra bijlagen uploaden is mogelijk. Selecteer bestand, vul de naam in (deze benaming wordt getoond in het huurcontract) en klik uploaden.

Je kunt ongelimiteerd bijlagen toevoegen.

 

Voorbeeld bekijken of
Definitief maken

Even snel bekijken hoe het contract eruit ziet voordat je deze definitief maakt kan via de grijze button Voorbeeldweergave.
Een pdf voorbeeld verschijnt (bijlagen worden hier nog niet getoond).
Handig om even snel een blik te werpen. Klik op Terug om evt. nog aanpassingen te doen zoals extra clausules toevoegen of weghalen etc.
Is het contract akkoord? Klik op Definitief maken, je komt nu in het contract detailscherm. Let op, je kunt vanaf nu geen ondertekenaars meer wijzigen!

 

 

Bekijk de opmaak in onderstaande voorbeeldcontracten:

 

eSign digitaal ondertekenen II

De naadloze integratie van eSign in SmartContracts, maakt het mogelijk om met een simpele druk op de knop het contract met bijlagen, rechtsgeldig digitaal te laten ondertekenen.

Verstuur eerst een concept ter goedkeuring, of verzend het contract naar iedereen tegelijk voor ondertekening.  Je hebt de mogelijkheid om extra bijlagen toe te voegen voor specifieke ondertekenaars en teksten te personaliseren. De workflow voor de ondertekenaars is erg eenvoudig en tweetalig.

De Huurcheck-app houdt jou op de hoogte van de voortgang en zodra iedereen heeft ondertekend stuurt het systeem het contract naar alle belanghebbenden. Je hoeft eigenlijk alleen nog maar te wachten!

Vanaf februari 2019 is het mogelijk om naast een handtekening, ook extra velden te verwerken zoals: paraaf, datum, bijlage uploaden, tekstvelden, vinkjes en keuze selectie. Daarmee wordt het mogelijk om alle type documenten online te verwerken door jouw klanten. Denk bijvoorbeeld aan beheercontracten, opdracht dienstverlening of zelf koopcontracten als je gebruik maakt van de API-koppeling met jouw eigen software. 

  • Alle documenten online afhandelen
  • Verzenden met extra bijlage en gepersonaliseerde teksten
  • Via API-koppeling, integratie in eigen software mogelijk 

Digitaal ondertekenen, het
contract detailscherm

Jouw huurovereenkomst en toegevoegde bijlagen worden nu gegenereerd als een document. 

Je hebt hier de keuze uit: 

Bewerken: de editor verschijnt, pas aan en klik op de button SAVE links bovenin het editor menu. Versie 2 van jouw contract wordt gegenereerd.
Copy to Word: copy-paste de tekst uit de editor via de button Bewerken. Plak de tekst in Word. De opmaak blijft behouden, je kunt verder werken in Word.
PDF downloaden: opent een nieuw scherm met de PDF inclusief alle bijlagen die je kunt downloaden.

We gaan het contract nu digitaal ondertekenen. De voortgang wordt na het verzenden getoond onder de buttons Ontvangers en Geschiedenis.

 

Digitaal ondertekenen

 

Klik Digitaal ondertekenen.

In het volgende scherm bepaal je of je het contract naar iedereen tegelijk verzenden wilt of 1 voor 1. Via de pijlen bepaal je de volgorde.
De persoon die bovenaan staat zal als eerste het contract ontvangen, na ondertekening stuurt het systeem deze dan door naar persoon 2 in de rij enz.

Je kunt een losse bijlage uploaden bij een ondertekenaar, handig als je bijv. een factuur naar de verhuurder wilt meesturen bij het contract.

Personaliseer de e-mailteksten door deze aan te passen.

Tip: verstuur een concept contract naar de verhuurder door de volgorde van verzenden aan te passen. Is de verhuurder akkoord, dan kan het contract gelijk ondertekend worden en gaat het nadien naar de huurder. Dienen er aanpassingen gedaan te worden? Dat kan, ga naar bewerk modus, pas aan, klik save en klik Opnieuw digitaal verzenden.

Check je mail, eSign contract

Open je mail, je hebt jezelf namelijk als huurder / verhuurder of borgsteller aangemaakt. Dus je gaat nu ondertekenen alsof je klant van de makelaar bent. 

Open het contract via de blauwe button, en volg de instructies in het scherm. Ondertekenen kan via desktop, tablet en mobiel.

Op je zakelijke mail krijg je de statusnotificaties binnen zodra een persoon heeft ondertekend.

En als iedereen getekend heeft, verstuurt het systeem het contract en bijlagen als PDF naar alle ondertekenaars.

Via de directlink in de blauwe zijbalk in Huurcheck kom je direct in het contractenoverzicht. (pas zichtbaar na livegang). Daar worden alle contracten bewaard.

Let op: zet het mailadres no-reply@mijnhuurcheck.nl in je adresboek, dan weet je zeker dat de notificaties nooit in jouw spambox terecht komen.

"Wist je dat wij ook jouw eigen contract-templates kunnen inladen? Mail ons jouw verzoek.

– Alex Faraco, Huurcheck Nederland